*با سلام و درود به مهمانان عزیز و کاربران گرامی وبلاگ#مهرزاد، ضمن عرض ادب و احترام، این صفحه به منظور اطلاع رسانی و برای نشر آگاهی و در جهت غنی سازی می باشد، خواهشمند است، هر گونه پیشنهاد یا انتقاد را به مدیر سایت بفرمایید. کار ما، با لبخند شما، کامل تر می گردد.

بزرگداشت دانشمند جهانی، حکیم خوارزمی، را تبریک عرض می نماییم و همچنین به مناسبت روز فناوری اطلاعات در کشور، مطلب زیر به جهت بهره برداری در سازمانها و توسط مدیران و ذی نفعان، تقدیم می شود.

آیا می‌دانید چگونه فناوری اطلاعات می‌تواند به مزیت رقابتی پایدار سازمان شما تبدیل شود؟

در این مقاله با مفاهیم برنامه‌ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات، معماری سازمانی Enterprise Architecture و رویکردهای نوین تدوین طرح جامع IT آشنا می شویم و نقشه راه تحول دیجیتال کسب‌ وکار خود را ترسیم می کنیم.

چرا فناوری اطلاعات به تنهایی کافی نیست؟

فناوری اطلاعات و ارتباطات  (ICT) امروزه فراتر از یک ابزار ساده، به شریان حیاتی و منبع استراتژیک کسب‌ وکارها تبدیل شده است.

اما آیا صرفاً خرید جدیدترین سخت‌افزارها و نرم‌افزارها تضمین ‌کننده موفقیت و بهبود فرآیندهاست؟ پاسخ منفی است.

برای بهره‌برداری حداکثری از ICT، سازمان‌ها به یک  نگرش زیرساختی و برنامه ‌ریزی استراتژیک نیاز دارند.

این مقاله به عنوان یک راهنمای مفید، شما را با مفاهیم کلیدی برنامه‌ ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات و معماری سازمانی آشنا می‌کند و چارچوبی برای همسوسازی فناوری با اهداف کلان کسب ‌وکار ارائه می‌دهد.

مفاهیم پایه‌ای که هر مدیر و متخصص IT باید بداند.
برای ورود به بحث زیرساخت فناوری اطلاعات در سازمان، درک سه مفهوم کلیدی ضروری است:

- برنامه‌ ریزی استراتژیک ( (Strategic Planning :   

فرآیندی پیوسته، سیستماتیک و ریسک ‌پذیر برای تصمیم‌گیری آگاهانه درباره آینده سازمان است.

این فرآیند اهداف و برنامه‌ها را در بازه‌های زمانی معمولاً ۳ تا ۵ ساله تنظیم و نتایج را از طریق بازخوردها، اندازه ‌گیری می‌کند.

- برنامه ‌ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات
 (Strategic IT Planning):

سندی کلان که معماری اطلاعات سازمان را در پرتو مأموریت، اهداف و اولویت‌های کسب‌وکار تعیین کرده و برنامه اجرایی لازم برای دستیابی به سیستم‌ها و پایگاه‌های اطلاعاتی را مشخص می‌کند.

- معماری سازمانی (Enterprise Architecture  EA) :

نقشه‌ای جامع از سازمان که ساختار مأموریت، اطلاعات مورد نیاز و فناوری‌های پشتیبان را تشریح کرده و فرآیند گذاراز وضعیت موجود به وضعیت مطلوب را تعریف می‌نماید.

برنامه ‌ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات و سیستم‌های اطلاعاتی چیست؟

برنامه‌ ریزی جامع IT، زیرساخت‌های مورد نیاز سازمان را در تمامی ابعاد تکنولوژیکی، مدیریتی، انسانی و... مشخص می‌کند. این فرآیند مدیریتی به دنبال تحقق اهداف زیر است:

- انسجام ملاحظات سیستم‌های اطلاعاتی در فرآیند برنامه‌ ریزی کلان سازمان،

- مدیریت اثربخش، بلندمدت و بهینه‌ سازی اثرات منابع اطلاعاتی،
- ادغام یکپارچه تمام اشکال فرآیندهای دستی، کامپیوتری و ارتباطی،

- رفع موانع ارتباطی و افزایش آگاهی مدیران از پتانسیل‌های واقعی ITدر سازمان،

نکته کلیدی: تطبیق برنامه‌ریزی فناوری اطلاعات با اهداف اساسی سازمان، یکی از بزرگ ‌ترین چالش‌های مدیران ارشد است که حل آن منجر به افزایش چشمگیر بهره ‌وری سازمان خواهد شد.

سه سوال طلایی در تدوین استراتژی فناوری اطلاعات که هر فرآیند نگار، در حوزه استراتژی‌  IT باید به طور شفاف به این سه پرسش پاسخ دهد:

1- وضعیت فعلی: اکنون خدمات و زیرساخت‌های فناوری اطلاعات در سازمان ما در چه وضعیتی است؟

2- وضعیت مطلوب: این خدمات و زیرساخت‌ها در افق برنامه ‌ریزی مشخص، باید به چه شکلی باشند؟

3- مسیر حرکت: بهترین، کم‌هزینه‌ترین و بهینه ‌ترین مسیر برای رسیدن از وضعیت فعلی به مطلوب چیست و چه فعالیت‌هایی لازم است؟

دستاوردهای طلایی برنامه‌ریزی استراتژیک فناوری اطلاعات چیست؟

اجرای صحیح این برنامه‌ریزی، مزایای رقابتی و عملیاتی فراوانی به همراه دارد، از جمله:

- صرفه‌جویی و هدفمندسازی سرمایه‌گذاری‌های کلان در حوزه  IT

- فراهم‌سازی بستر مناسب برای پیاده‌سازی سیستم‌های اطلاعاتی یکپارچه،

- نوسازی زیرساخت‌ها و هماهنگی با آخرین فناوری‌های روز دنیا،

- تشخیص دقیق شکاف‌ها (Gaps) بین وضعیت موجود و معماری مطلوب،

- شناسایی موانع، طراحی گزینه‌های جایگزین و انتخاب گزینه برتر،

- تعیین پروژه‌های اولویت ‌دار و تهیه اطلاعات لازم برای تولید اسناد RFP درخواست پیشنهاد،

 آشنایی با رویکردهای مشهور برنامه‌ ریزی استراتژیک اطلاعات:

برای تدوین این برنامه‌ها، متدولوژی‌های معتبر جهانی وجود دارند که شناخت آن‌ها به انتخاب بهترین مسیر کمک می‌کند.

- شبکه استراتژیک مک ‌فارلان و مک ‌کنی، 
دسته ‌بندی سازمان‌ها به چهار گروه بر اساس میزان وابستگی و تأثیر فناوری اطلاعات بر مزیت رقابتی:

استراتژیک،
چرخشی،
کارخانه،
حمایتی،

- استراتژی ارتباط پارسونز  (Parsons) : 
ارائه ۶ چارچوب مدیریتی، مانند برنامه ‌ریزی متمرکز، بازار آزاد، منابع کمیاب و...، برای همسوسازی نیازهای IT با استراتژی کلان شرکت،

- عوامل موفقیت بحرانی (CSF) :
روشی متمرکز بر شناسایی ۱۰ عامل کلیدی و حیاتی که مدیران اجرایی برای رشد و پیشرفت سازمان باید به طور مداوم بر آن‌ها نظارت کنند.

- برنامه ‌ریزی سیستم‌های تجاری (BSP) : 
رویکردی توسعه‌ یافته توسط شرکت IBM که داده‌ها را به عنوان یک منبع سازمانی می‌بیند و به دنبال کشف معماری ثابت اطلاعات برای پشتیبانی از تمام فرآیندهای تجاری است.

- مراحل رشد نولان (Nolan) : 
چارچوبی شش‌ مرحله‌ای برای ارزیابی بلوغ سیستم‌های اطلاعاتی در سازمان، از شروع اولیه تا مرحله بلوغ و بهره‌برداری استراتژیک،

- مدل چهار مرحله‌ای  IT/ISP شامل: 
برنامه‌ریزی استراتژیک  IT،
تحلیل نیازمندی‌های اطلاعاتی،
تخصیص منابع، 
برنامه‌ ریزی اجرایی پروژه‌ها،

- و اما، معماری سازمانی، قلب تپنده طرح های کلان  ICT 

با تلاش جان زکمن (John Zachman)، نظریه‌پرداز برجسته این حوزه، در قرن ۲۱ معماری سازمانی عامل تعیین‌کننده در موفقیت، بقا یا فنای سازمان‌ها شده است.

رویکرد معماری سازمانی، پلی مستحکم میان استراتژی‌های کلان کسب ‌وکار و پیاده ‌سازی فنی آن‌ها ایجاد می‌کند.

چرا به معماری سازمانی نیاز داریم؟

- شتاب تغییرات فناوری و نیاز مستمر سازمان‌ها به تحول و چابکی،

- محدودیت بودجه و لزوم سرمایه‌گذاری هوشمندانه، دقیق و با توجیه اقتصادی،

- نیاز به شناسایی شفاف موقعیت فعلی، موقعیت مطلوب و مسیر انتقال،

هرم معماری سازمانی ۴ لایه حیاتی دارد:

برای درک بهتر، معماری سازمانی معمولاً در قالب یک هرم چهارلایه ، بر اساس مدل موسسه ملی استانداردهای فناوری آمریکا NIST نمایش داده می‌شود.

برنامه ‌ریزی از بالا به پایین و پیاده ‌سازی از پایین به بالا انجام می‌گیرد:

1-    لایه کسب‌وکار (Business) :
استراتژی‌ها، فرآیندها، ساختار سازمانی، خط‌ مشی‌ها و اهداف کلان در این سطح تعریف می‌شوند.

2- لایه اطلاعات (Information) : 
مدل‌سازی داده‌ها، گردش اطلاعات، مخازن داده و مدیریت دانش، در این لایه است و مباحثی مانند مهندسی مجدد فرآیندها (BPR) برای بهینه‌ سازی جریان کار مطرح می‌شود.

3- لایه برنامه‌های کاربردی (Application) : 
شناسایی و توصیف سیستم‌هایی مانند ERP، CRM، MIS  و غیره که کارکردهای لایه‌های بالایی را پشتیبانی می‌کنند.

4- لایه فناوری و زیرساخت (Technology) : سخت‌افزارها، شبکه‌های مخابراتی، سیستم‌عامل‌ها و بسترهای نرم‌افزاری که محمل فیزیکی اجرای سیستم‌ها هستند.

هشدار مدیریتی:
 

بسیاری از سازمان‌ها به اشتباه تنها بر لایه چهارم (زیرساخت) تمرکز می‌کنند و دچار شیفتگی تکنولوژیک می‌شوند.

اما موفقیت واقعی زمانی حاصل می‌شود که لایه‌های بالایی کسب ‌وکار و ساختار گردش اطلاعات به درستی طراحی و با زیرساخت همسو شوند.

مراحل اجرایی پیاده‌سازی معماری سازمانی،
فرآیند تدوین و اجرای معماری سازمانی معمولاً در سه فاز اصلی و پیوسته انجام می‌شود:

1- فاز برنامه ‌ریزی راهبردی: تعیین چشم‌انداز، اهداف مأموریتی، مطالعه تطبیقی و تهیه سند راهبردی فناوری اطلاعات،

2- فاز برنامه ‌ریزی معماری: جلب حمایت مدیریت ارشد، ایجاد معماری وضعیت موجود (AsIs)، طراحی معماری وضعیت مطلوب (ToBe) و تدوین طرح‌های انتقالی (Transition Plans)

3-    فاز اجرا و پایش: نهایی‌سازی طرح‌های انتقالی، پیاده‌سازی پروژه‌های اولویت‌دار، ارزیابی مستمر و به‌روزرسانی معماری سازمانی،

نتیجه ‌گیری:

یک برنامه سیستم اطلاعاتی جامع، نه یک انتخاب لوکس، شیک یا مجلسی، بلکه یک ضرورت حیاتی برای توسعه و استفاده موفقیت‌آمیز از منابع سازمانی است.

برنامه‌ریزی راهبردی و کلان تکنولوژیک و اطلاعاتی، از هدررفت سرمایه ‌گذاری‌های مستمر جلوگیری کرده و فناوری اطلاعات را از یک مرکز هزینه به یک سرمایه‌گذاری استراتژیک تبدیل می‌کند.

همانطور که در بالا هم گفته شد، اگرچه رویکردهای متعددی وجود دارد، اما امروزه، معماری سازمانی  (Enterprise Architecture) به عنوان جامع‌ترین و کارآمدترین چارچوب برای ساماندهی کلیه منابع اطلاعاتی هم‌ راستا با استراتژی‌های تجاری شناخته می‌شود.

آیا سازمان شما هم دارای یک طرح جامع و مدون برای فناوری اطلاعات است؟
بزرگ‌ ترین چالش شما در همسوسازی IT با اهداف کسب‌وکار چیست؟

تجربیات و سوالات خود را در بخش نظرات با ما به اشتراک بگذارید یا برای دریافت مشاوره تخصصی در زمینه معماری سازمانی هم می توانید، با گروه تخصصی ما تماس بگیرید.